Copilot Studio 로 사내 규정 Q&A 봇 직접 만들기 — 지식 연결부터 게시까지
Summary
지난 자동화 글 끝에서 “다음엔 Copilot Studio 로 첫 에이전트를 직접 만들어보자” 고 약속했었죠. 이번 글이 그 실습편이에요. 개념을 또 늘어놓는 대신, 딱 하나의 에이전트 를 처음부터 끝까지 같이 만들어 볼게요.
만들 건 사내 규정 Q&A 봇 이에요. “육아휴직 며칠까지 쓸 수 있어?”, “경조사비 신청 어떻게 해?” 같은 질문을 받으면, 우리 회사 규정 문서를 근거로 출처를 달아서 답하고, 규정에 없는 건 깔끔하게 “모른다 + 담당자에게” 로 넘기는 봇이에요. HR·총무팀에 같은 질문이 반복해서 쏟아지는 회사라면 효용이 바로 체감돼요.
이런 봇을 RAG 파이프라인으로 직접 짜면 임베딩·벡터DB·검색기까지 다 붙여야 하는데, Copilot Studio 는 그 과정을 지식 소스만 지정하면 알아서 해줘요. 우리가 신경 쓸 건 “무엇을 근거로(지식), 어떻게 답하게(지시문), 어디에 띄울지(게시)” 세 가지예요.
💡 이 글에서 만드는 것
- 빈 에이전트 생성 — 자연어 설명으로 뼈대 잡기
- 지식 연결 — SharePoint 규정 폴더를 근거로 묶고 공개 웹은 끄기
- 지시문 작성 — 출처 인용 강제 · 범위 밖 거절 · 톤 고정
- 테스트 — 실제 질문을 던져 출처와 폴백 동작 확인
- 환각·과답변 다듬기 — “모르면 모른다” 를 진짜로 지키게
- 게시 — Teams 채널과 Copilot Chat 에 올리기
- 운영 — 분석·피드백·지식 갱신·거버넌스
⚠️ Copilot Studio 는 메뉴 이름과 위치가 자주 바뀌어요. 이 글은 2026년 상반기 기준이고, 직장·학교 구독 + Copilot Studio 사용 권한 이 있어야 따라올 수 있어요. 일부 항목은 관리자가 환경을 열어줘야 보여요. 본문의 사이트 주소·사번·이름은 전부 예시값(마스킹)이에요.
1. 무엇을 만드는지부터 — 최종 모습
코드를 짜기 전에 “다 만들면 어떻게 보이는지” 를 먼저 박아두면 길을 안 잃어요. 우리 봇의 목표 대화는 이런 모양이에요.
사용자: 육아휴직은 며칠까지 쓸 수 있어?
봇: 육아휴직은 자녀 1명당 최대 1년(365일)까지 사용할 수 있습니다.
분할 사용은 2회까지 가능합니다. [1]
출처
[1] 인사규정_2026.pdf — 제42조(육아휴직)
반대로, 규정 문서에 없는 걸 물으면 지어내지 않고 이렇게 빠져야 해요.
사용자: 사내 동호회 지원금 한도가 얼마야?
봇: 해당 내용은 제가 참고하는 규정 문서에서 찾지 못했습니다.
정확한 안내는 총무팀(내선 0000) 또는 그룹웨어 '복리후생' 게시판을
확인해 주세요.
이 두 장면의 차이가 이 봇의 전부예요. 있으면 출처를 달아 답하고, 없으면 솔직하게 넘긴다. 우리가 뒤에서 지시문과 폴백으로 만들 행동이 정확히 이거예요.
💡 봇의 성패는 “얼마나 똑똑하게 답하느냐” 보다 “모르는 걸 모른다고 하느냐” 에서 갈려요. 사내 규정처럼 정답이 정해진 영역에서 그럴듯한 거짓말은 진짜 사고로 이어지거든요.
2. 사전 준비 — 지식부터 정리하기
봇을 만들기 전에 재료(규정 문서) 부터 한곳에 모아야 해요. 여기가 부실하면 뒤가 다 흔들려요.
| 항목 | 확인할 것 |
|---|---|
| 라이선스 | 직장·학교 구독 + Copilot Studio 좌석/용량 |
| 권한 | Copilot Studio 에서 에이전트를 만들 수 있는 환경 권한 |
| 지식 소스 | 규정 문서가 모인 SharePoint 사이트 또는 폴더 |
| 접근 범위 | 그 문서를 봇 사용자들이 원래 볼 수 있는지 |
지식 소스는 한 곳으로 모아두는 게 제일 좋아요. 예를 들어 SharePoint 에 규정 라이브러리를 하나 만들고 이렇게 정리해 두는 식이에요.
사내규정 (SharePoint 문서 라이브러리)
├─ 인사규정_2026.pdf
├─ 복리후생_규정_2026.pdf
├─ 경비처리_지침_2026.pdf
└─ 휴가·근태_가이드_2026.docx
✅ 문서 위생이 봇 품질을 결정해요. 같은 규정의 옛 버전이 같이 들어 있으면 봇이 둘을 섞어 답해요. 최신본만 남기고, 파일명에 연도를 박아 두면(
..._2026) 사람도 봇도 헷갈리지 않아요.
🚨 권한은 봇이 아니라 사용자를 따라가요. Copilot Studio 의 지식 그라운딩은 기본적으로 묻는 사람의 권한 으로 문서를 읽어요. 그래서 전 직원이 봐도 되는 규정만 지식으로 묶고, 임원 전용 문서 같은 건 같은 라이브러리에 섞지 마세요. 권한 경계가 곧 봇의 사정거리예요.
3. 빈 에이전트 만들기 — 자연어로 뼈대 잡기
이제 https://copilotstudio.microsoft.com 에 들어가요. 왼쪽 에이전트(Agents) → 새 에이전트(New agent) 를 누르면, 처음엔 채팅으로 “어떤 봇을 만들고 싶어?” 를 물어봐요. 여기서 자연어로 설명하면 이름·설명·지시문 초안을 알아서 채워줘요.
이렇게 적어줬어요.
사내 임직원이 인사·복리후생·경비 규정을 물어보면, 회사 규정 문서를
근거로 출처를 달아 답하는 봇을 만들어줘. 규정에 없는 내용은 추측하지
말고 담당 부서로 안내하게 해줘. 말투는 정중한 존댓말.
그러면 초안이 이렇게 잡혀요. 마음에 안 들면 채팅으로 계속 고치면 돼요.
| 필드 | 자동 생성된 초안(예) |
|---|---|
| 이름 | 사내 규정 도우미 |
| 설명 | 임직원의 인사·복리후생·경비 규정 질문에 답하는 봇 |
| 지시문 | (4장에서 직접 다듬을 초안) |
채팅 만들기가 부담스러우면 위쪽 건너뛰기(Skip to configure) 로 빈 설정 화면으로 바로 갈 수도 있어요. 어느 쪽이든 도착지는 같은 구성(Configure) 화면이에요.
💡 자연어 부트스트랩은 초안 생성기 로만 쓰는 걸 추천해요. 핵심인 지식·지시문·게시는 어차피 화면에서 직접 손봐야 정확해져요. “대충 만들고 → 손으로 조인다” 순서가 빨라요.
4. 지식 연결 — 무엇을 근거로 답할지
여기가 이 봇의 심장이에요. 구성 화면의 지식(Knowledge) 에서 지식 추가(Add knowledge) 를 누르고 SharePoint 를 골라요.
4-1. SharePoint 규정 폴더 묶기
링크를 넣는 칸에 규정 라이브러리 주소를 그대로 붙여요.
https://contoso.sharepoint.com/sites/HR/사내규정
폴더(사이트) 단위로 넣으면 그 안의 파일이 통째로 지식이 돼요. 개별 파일을 콕 집어 넣을 수도 있어요. 추가하면 목록에 이렇게 잡혀요.
| 지식 소스 | 종류 | 상태 |
|---|---|---|
| 사내규정 (HR 사이트) | SharePoint | ✅ 연결됨 |
⚠️ 추가 직후엔 색인(인덱싱) 시간 이 좀 걸려요. 문서 양에 따라 몇 분~수십 분. 색인이 끝나기 전에 테스트하면 “문서를 못 찾았다” 가 나올 수 있으니, 상태가 준비됨으로 바뀐 뒤에 테스트하세요.
4-2. 공개 웹 지식 끄기
기본값으로 웹 검색(general knowledge) 이 켜져 있는 경우가 많아요. 사내 규정 봇에선 이걸 꺼야 해요. 안 끄면 “육아휴직” 을 물었을 때 우리 회사 규정이 아니라 일반적인 법정 기준이나 웹 문서 를 섞어 답해버려요.
| 설정 | 권장값 | 이유 |
|---|---|---|
| SharePoint 규정 | 켬 | 유일한 정답 출처 |
| 웹 검색 | 끔 | 회사 규정과 일반 상식이 섞이면 오답 |
| 일반 지식(모델 내장) | 끔/최소 | 모델이 “알 것 같은” 추측을 막음 |
🚨 이 한 끗이 사내 봇의 신뢰도를 가장 크게 좌우해요. 웹·일반지식을 열어두면 봇이 그럴듯하지만 우리 회사엔 안 맞는 답을 자신 있게 해요. “오직 첨부한 규정 문서만 본다” 로 좁히는 게 정석이에요.
5. 지시문 — 행동을 글로 고정하기
지식이 “무엇을 보느냐” 라면, 지시문(Instructions)은 “어떻게 행동하느냐” 예요. Copilot Studio 의 지시문은 그냥 자연어예요. 잘 쓴 지시문 하나가 이 봇의 인격을 거의 다 결정해요.
이렇게 적어줬어요.
역할
- 너는 회사 임직원의 규정 질문에 답하는 '사내 규정 도우미'다.
근거
- 답변은 반드시 연결된 규정 문서(지식)에 근거해야 한다.
- 일반 상식이나 외부 법령으로 추측하지 마라. 회사 규정 문서에 적힌
내용만 사용한다.
출처
- 답변 끝에 근거가 된 문서명과 조항을 '출처' 로 표기한다.
예) [1] 인사규정_2026.pdf — 제42조
모르면 모른다
- 규정 문서에서 근거를 찾지 못하면 답을 지어내지 말고, 다음 문장으로
답한다: "해당 내용은 제가 참고하는 규정 문서에서 찾지 못했습니다."
이어서 담당 부서(인사=인사팀, 경비=재무팀, 그 외=총무팀)로 안내한다.
말투
- 정중한 존댓말. 한 번에 한 주제만 간결하게.
- 법률 자문이 아님을 필요할 때 덧붙인다.
금지
- 특정 개인의 급여·평가·징계 등 개인정보는 답하지 않는다.
- 규정 해석에 자의적 판단을 더하지 않는다.
지시문을 쓸 때 챙길 포인트 몇 개예요.
- 출처 형식을 예시로 박기. “출처를 달아라” 만으론 형식이 매번 흔들려요.
[1] 파일명 — 조항처럼 예시 한 줄 을 같이 주면 일관돼져요. - 폴백 문장을 글자 그대로 지정. “모르면 안내해라” 보다 출력할 문장을 통째로 적어두면 그대로 따라요. 위에서 큰따옴표로 박은 이유예요.
- 부서 라우팅 규칙을 표로 떠올리되 문장으로. 인사→인사팀, 경비→재무팀처럼 분기를 명시하면 폴백이 똑똑해져요.
- 금지 항목을 명시. 개인정보·자의적 해석은 사내 봇에서 제일 위험한 두 가지라 못 박아둬요.
💡 지시문은 한 번에 완성되지 않아요. 6장 테스트 → 이상한 답 발견 → 지시문에 한 줄 추가 의 반복으로 다듬여요. “왜 이렇게 답했지?” 싶을 때마다 그 케이스를 막는 문장을 한 줄씩 더하는 게 제일 효과 좋아요.
6. 테스트 — 출처와 폴백 확인하기
오른쪽 테스트(Test) 패널을 열고 실제 질문을 던져봐요. 여기서 봐야 할 건 답의 내용보다 세 가지 행동 이에요. ① 규정 근거로 답하나, ② 출처를 다나, ③ 없는 건 폴백으로 빠지나.
케이스 1 — 규정에 있는 질문
나: 경조사 휴가는 며칠이야? 본인 결혼 기준으로.
봇: 본인 결혼의 경우 경조 휴가는 5일(영업일 기준)이 부여됩니다. [1]
출처
[1] 인사규정_2026.pdf — 제38조(경조사 휴가) 별표2
출처가 붙고, 조항까지 찍혔어요. ✅ 의도대로예요. 출처 [1] 을 클릭하면 보통 원본 문서 위치로 이동해요 — 사용자가 직접 원문을 확인할 수 있는 게 사내 봇 신뢰의 핵심이에요.
케이스 2 — 규정에 없는 질문
나: 반려동물 동반 출근 되는지 규정 있어?
봇: 해당 내용은 제가 참고하는 규정 문서에서 찾지 못했습니다.
관련 문의는 총무팀(내선 0000)으로 확인해 주세요.
지어내지 않고 폴백으로 빠졌어요. ✅ 이게 케이스 1보다 더 중요해요.
케이스 3 — 막아야 하는 질문(개인정보)
나: 김부장 올해 연봉 얼마야?
봇: 특정 개인의 급여 등 개인정보는 안내해 드릴 수 없습니다.
급여 관련 본인 문의는 인사팀을 통해 확인해 주세요.
금지 규칙이 작동했어요. ✅ 지시문의 “금지” 섹션이 여기서 일해요.
✅ 테스트할 때 반드시 “있는 질문 / 없는 질문 / 막아야 할 질문” 세 종류를 같이 던지세요. 있는 질문만 해보면 잘 되는 줄 착각해요. 봇의 진짜 품질은 나머지 두 종류 에서 드러나요.
7. 환각·과답변 다듬기
테스트하다 보면 꼭 이런 어정쩡한 답이 한 번씩 나와요. 규정에 어렴풋이 걸치는 질문에서 봇이 추측을 섞는 경우예요.
나: 육아휴직 중에도 성과급 나와?
봇: 일반적으로 휴직 기간에는 성과급이 일할 계산되거나 제외되는 경우가
많습니다. 다만 회사마다 다를 수 있습니다.
“일반적으로”, “회사마다 다를 수 있습니다” 가 위험 신호예요. 규정 문서가 아니라 모델의 일반 상식으로 답을 메우고 있는 거죠. 이걸 잡으려면 지시문에 한 줄을 더해요.
추가 규칙
- "일반적으로", "보통", "대체로" 같이 출처 없는 일반화로 답하지 마라.
규정 문서에 명시된 문장이 없으면 '모르면 모른다' 규칙을 따른다.
다시 같은 질문을 던지면 이렇게 바뀌어요.
나: 육아휴직 중에도 성과급 나와?
봇: 육아휴직 기간의 성과급 지급 여부는 제가 참고하는 규정 문서에서
명확한 근거를 찾지 못했습니다. 정확한 안내는 인사팀으로 확인해
주세요.
이제 모르는 걸 모른다고 해요. 이런 식으로 “이상한 답 → 막는 문장 한 줄 → 재테스트” 를 두세 바퀴 돌리면 봇이 빠르게 안정돼요.
💡 사내 규정 봇에선 “답을 덜 하는 쪽” 으로 튜닝 하는 게 맞아요. 틀린 답 하나가 맞는 답 열 개보다 신뢰를 더 크게 깎거든요. 의심스러우면 폴백으로 빠지게 두세요.
⚠️ 그래도 봇은 보조 도구예요. 법적 효력이 걸린 사안(징계·계약·노무)은 “봇이 그랬다” 가 아니라 원문 규정과 담당 부서 확인 이 최종이에요. 지시문에 “법률 자문이 아님” 을 넣어둔 이유이기도 해요.
8. 게시 — Teams 와 Copilot Chat 에 올리기
봇이 만족스럽게 답하면 이제 사람들이 쓰게 게시(Publish) 해요. 오른쪽 위 게시 를 누르면 먼저 봇이 배포되고, 그다음 채널(Channels) 에서 어디에 띄울지 고를 수 있어요.
| 채널 | 쓰는 상황 | 메모 |
|---|---|---|
| Teams | 임직원이 가장 자주 머무는 곳 | 채널/앱으로 추가, 가장 추천 |
| Microsoft 365 Copilot | Copilot Chat 에서 호출 | “@사내 규정 도우미” 로 부름 |
| 데모 웹사이트 | 내부 파일럿/QA용 | 링크 공유로 빠른 검증 |
가장 흔한 선택은 Teams 예요. 게시 후 Teams 채널에 봇을 추가하면, 사람들이 평소 메신저에서 바로 “육아휴직 며칠?” 하고 물어볼 수 있어요. Copilot Chat 에 올리면 365 Copilot 화면에서 @사내 규정 도우미 로 호출해 쓰고요.
🚨 게시 = 공개 범위 결정. Teams 어느 팀/채널에 올리느냐, 조직 전체에 푸시하느냐에 따라 누가 이 봇을 쓰는지가 정해져요. 관리자 승인이 필요한 경우도 있어요. 파일럿은 한 팀(예: HR 팀 채널)에 먼저 올려서 한두 주 검증한 뒤 전사로 넓히는 걸 추천해요.
✅ 게시는 버전 스냅샷 이에요. 게시 후에 지시문·지식을 고쳐도, 다시 게시(Publish) 하기 전까진 사용자에게 반영 안 돼요. “고쳤는데 왜 그대로지?” 의 90%가 재게시를 안 한 거예요.
9. 운영 — 띄운 다음이 진짜 시작
봇은 게시하고 끝이 아니라, 거기서부터 관리 가 시작돼요. 사내 규정 봇에서 챙길 운영 포인트예요.
- 분석(Analytics) 보기. Copilot Studio 의 분석 탭에서 자주 묻는 질문 · 답 못 한 질문 · 사용량 을 볼 수 있어요. “답 못 한 질문” 목록이 곧 다음에 보강할 규정 문서 의 후보예요.
- 폴백이 너무 잦으면 지식 부족 신호. 사람들이 묻는데 봇이 계속 “못 찾았다” 하면, 그 주제 규정이 지식에 안 들어와 있다는 뜻이에요. 문서를 추가하거나 색인을 갱신하세요.
- 규정이 바뀌면 문서부터. 규정 개정 시 SharePoint 의 원본 파일을 최신본으로 교체 하면 봇이 따라와요. 봇 지시문을 고치는 게 아니라 지식 문서를 갱신 하는 게 정공법이에요. 옛 버전은 반드시 치우고요.
- 피드백 루프. Teams 에서 답 아래 👍/👎 를 받게 해두면, 나쁜 답이 어디서 나오는지 데이터로 쌓여요.
- 거버넌스. 누가 이 봇을 만들었고 어떤 지식·권한을 갖는지 관리자가 추적할 수 있어야 해요. 비슷한 봇이 부서마다 우후죽순 생기면(섀도 봇) 어느 게 정본인지 모르게 돼요. 규정 봇은 하나만, 공식으로.
💡 운영의 핵심 한 줄: “봇을 고치지 말고 문서를 고쳐라.” 답이 틀리면 대부분 지식(문서)이 옛날이거나 빠진 거예요. 모델을 탓하기 전에 재료부터 보는 습관이 사내 봇을 오래 살려요.
10. 한 장 요약
만든 과정을 한 표로 묶어볼게요.
| 단계 | 무엇을 | 핵심 한 줄 |
|---|---|---|
| 준비 | 규정 문서 한곳에 정리 | 최신본만, 권한 안의 문서만 |
| 생성 | 자연어로 뼈대 잡기 | 초안 생성기로만 쓰고 손으로 조임 |
| 지식 | SharePoint 연결 + 웹 끄기 | “규정 문서만 본다” 로 좁힘 |
| 지시문 | 출처·폴백·금지 명시 | 폴백 문장을 글자 그대로 박기 |
| 테스트 | 있는/없는/막을 질문 | 진짜 품질은 뒤 두 종류에서 |
| 다듬기 | 추측 답 막기 | 덜 답하는 쪽으로 튜닝 |
| 게시 | Teams·Copilot Chat | 한 팀 파일럿 → 전사 |
| 운영 | 분석·문서 갱신 | 봇 말고 문서를 고쳐라 |
정리하면, Copilot Studio 의 지식 기반 에이전트는 “권한 안의 규정 문서만 보고, 출처를 달아 답하고, 없으면 솔직하게 넘기는 봇” 을 코드 없이 만드는 도구예요. RAG 의 어려운 부분(색인·검색)은 플랫폼이 가져가고, 우리는 재료를 잘 모으고 행동을 글로 고정하는 데만 집중하면 돼요. 그래서 첫 에이전트로 딱 좋고, 효용도 바로 체감돼요.
다음 단계로 넘어가고 싶으면, 이 봇에 액션 을 붙여 “규정 안내 + 휴가 신청 폼 띄우기” 까지 가거나, 자율 에이전트로 키울 수 있어요. 그 트리거·액션 이야기는 자동화 글에 정리해 뒀어요.
일단 오늘은 여기까지…..
다음 글에서는 이 규정 봇에 액션을 붙여서 “안내” 를 넘어 “신청까지” 처리하는 흐름을 정리해볼게요.
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